Preservação da Memória do Projeto de Implantação do Novo Portal do Professor por Meio da Criação de um Arquivo Virtual

Abstract

Durante a formação do profissional de secretariado, uma das competências a ser desenvolvida é a capacidade de gestão da informação. Nas organizações é possível observar, de modo empírico, que esse profissional é um dos sujeitos que tem o primeiro contato com os documentos da empresa, sendo, muitas vezes, responsável pela triagem, classificação e organização do acervo documental. Diante desse contexto, este estudo tem como objetivo propor um método de arquivamento para a massa documental do projeto Novo Portal do Professor, o qual faz parte de uma cooperação de trabalho entre a Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) e o Ministério da Educação (MEC). Para tanto, em termos metodológicos, utilizou-se como estratégia de pesquisa, o estudo de caso. No que se refere à abordagem trata-se de pesquisa qualitativa e descritiva quanto aos objetivos. Em relação aos meios de investigação, a observação participante teve papel primordial durante a realização da coleta de dados, além da pesquisa bibliográfica e documental. Os resultados evidenciaram que para as organizações disporem de um arquivo organizado, devem zelar pela praticidade e acessibilidade das informações. Para tanto, é necessário, primeiramente, eleger uma pessoa responsável para essa atividade, que deve definir os critérios de classificação, seguindo, além dos conceitos teóricos, as necessidades específicas do ambiente organizacional. Vale destacar que há formação específica para atuar na gestão da informação/arquivos. Porém, em casos em que não é presente a figura do arquivista, o secretário executivo pode assumir tal função. Palavras-chave: Gestão de Informação; Arquivo; Secretário Executivo. Preservation of the Memory of the Project of Implementation of the New Portal of the Teacher Through Creating a Virtual Archive Abstract During the training of the secretarial professional, one of the skills to be developed is the information management capacity. In the organizations it is possible to observe, in an empirical way, that this professional is one of the subjects that has the first contact with the documents of the company, being often responsible for sorting, classification and organization of the documentary collection. In this context, this study aims to propose a method of archiving for the documentary mass of the New Teacher Portal project, which is part of a working cooperation between the Federal University of Santa Catarina (UFSC) and the Ministry of Education ( MEC). For this, in methodological terms, the case study was used as research strategy. As far as the approach is concerned, this is a qualitative and descriptive research regarding the objectives. Regarding the means of investigation, participant observation played a fundamental role during the collection of data, as well as bibliographical and documentary research. The results showed that for organizations to have an organized archive, they must ensure the practicality and accessibility of the information. For this, it is necessary, first, to choose a person responsible for this activity, who must define the classification criteria, following, in addition to the theoretical concepts, the specific needs of the organizational environment. It is worth mentioning that there is specific training to act in the management of information / files. However, in cases where the figure of the archivist is not present, the executive secretary may assume such a role. Keywords: Information Management; Archive; Executive Secretary.